Comunicação por E-mail

A comunicação é problema recorrente de 9 em cada 10 empresas. Mas também por ser a solução para outros problemas, como ineficiência, falta de resultados, desalinhamento da equipe de trabalho. Para isso é fundamental procurar clareza e objetividade em todos os canais de comunicação, em especial por e-mail, fonte de ruídos e mal-entendidos.

Quantas vezes você já perdeu uma tarefa por um e-mail em cima de hora? Aqui está como resolver isso

Quantas vezes você já teve uma conversa parecida com essa:

Seu colega de trabalho: você conseguiu fazer a tarefa X? Precisamos do relatório agora.

Você: não. Quando foi que você me avisou sobre ela?

Colega: eu enviei um e-mail sobre isso há 30 minutos.

Obviamente essa é uma situação extremamente frustrante. Como passar um pente fino nas dezenas de e-mails que você recebeu na última hora só para encontrar a mensagem sobre a sua tarefa?

E se você usar uma metodologia de produtividade e verificar o e-mails somente algumas vezes ao dia, você sequer viu a mensagem.

Esse é um dilema comum. Para resolver essa questão, Cyrus Stoller tem um conselho simples:

Se você precisa de algo feito em 30 minutos, ligue para a pessoa.
Se você precisa de algo feito em 2 horas, mande um SMS para a pessoa.
Se você precisa de algo feito durante o dia, mande uma mensagem instantânea para a pessoa.
Se você precisa de algo feito dentro dos próximos 2 dias, mande um e-mail para a pessoa.
Enquanto algumas dessas variáveis podem mudar, dependendo de como o seu escritório funciona, a lição que fica é fundamental: o e-mail não deve ser o padrão para aquilo que precisa ser tratado em tempo real.

Aqui estão algumas coisas que você deveria tentar para fazer isso funcionar:

Configure um e-mail de resposta automática que diz às pessoas como entrar em contato com você se o assunto precisa ser tratado dentro das próximas 2 horas, ou menos.
Se você se depara com e-mails pedindo ação em tempo real, lembre educadamente que você preferia esta mensagem via fone, ou SMS, uma vez que você pode não receber o e-mail a tempo.
Por fim, lembre a todos que um sistema como este realmente é um ganha-ganha. Ninguém está acorrentado a suas caixas de entrada e uma tarefa urgente nunca será perdida.

Fonte: Jornal do Empreendedor/noticias/25/comunicacao-por-e-mail/