Como criar uma agenda eficiente

Se a sua agenda se tornou uma lista de tarefas que você nunca faz, essas dicas vão ajudar você a resolver o problema.

Uma agenda, ou uma lista de tarefas parece bem simples: listamos as tarefas que pretendemos realizar durante um determinado dia ou semana. E, realmente há poucas coisas mais satisfatórias do que as tarefas realizadas.

Mas, muitas vezes, nós acabamos nos sentido sobrecarregados e ineficaz. Isso acontece geralmente porque nós usamos as nossas listas como um lugar onde colocamos todas as tarefas que nos passam.

Em vez disso, nossa agenda deve ser proveniente de nossos objetivos maiores e incluem tarefas que nos movem em direção a esses objetivos.

É isso que defende o professor Robert C. Pozen, professor da Harvard Business School e membro sênior da Brookings Instituition. Pozen, autor de Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours afirma que alguns ajustes simples podem fazer a sua agenda uma ferramenta de produtividade melhor.
1. Faça sua agenda na noite anterior

Quando você tira alguns minutos para escreve a sua agenda na noite do dia anterior, você já sabe o que precisa fazer no dia seguinte, aconselha Pozen.

Para muitas pessoas, a parte da manhã é o momento de alta energia e ter a sua agenda atualizada em mãos significa que você aproveite todos os minutos, sem precisar descobrir o que precisa fazer.
2. Qualifique as tarefas

Tudo o que vai em sua agenda deve atender a 2 critérios: deve ser algo importante que precisa ser feito – contra aquilo que realmente não precisa ser feito, ou que possa ser delegado a outra pessoa – e algo que tem de ser feito no mesmo dia.

Muitas vezes, nós enchemos nossa agenda com itens que não precisamos fazer ou que não precisamos fazer hoje.

Isso expulsa os itens mais importantes e podem resultar em trabalhar mais horas desnecessariamente. Se você se concentra nas tarefas importantes do dia, você passa as tarefas menos importantes para o dia seguinte.

Quando as pessoas não têm controle, eles passam por seus dias de forma passiva. Eles vão para as reuniões, eles respondem e-mail, e quando chegam ao final do dia, o que eles fizeram se resume a prioridade de outras pessoas, e não a sua própria.
3. Atribua estimativas de tempo

Quer se trate de 5 minutos ou 2 horas, inclua uma estimativa de quanto tempo a tarefa irá demorar para ser concluída, recomenda Omar Kilani, co-fundador do aplicativo Remember the Milk.

Dessa forma, você vê o acúmulo de tempo das funções e tomar decisões realistas sobre o que você pode realmente encaixar em seu dia.
4. Use colunas

Pozen divide a sua agenda em colunas. No lado esquerdo, ele faz uma lista cronológica das coisas que precisam ser feitas, como reuniões, teleconferências e compromissos.

No lado direito, ele lista o que ele espera conseguir fazer durante esses eventos, como chegar a um plano ou discutir um assunto particular.

Debaixo de sua lista cronológica que incluem itens que precisa ser feito naquele dia, mas não são atribuídos a nenhum horário ou momento específico.

Dessa forma, quando ele tem alguns minutos de inatividade, ele pode verificar a sua lista e ver quais as tarefas que ele precisa enfrentar para fazer melhor uso do tempo.
5. Reavalie os itens adiados

O aplicativo Kilani permite que os usuários adiem suas tarefas, mas também mantém o controle dos dias de adiamento.

Se você está adiando repetidamente uma tarefa importante para o dia seguinte, você precisa entender porque está fazendo isso.

Ou a tarefa não é assim tão importante ou urgente e não deve estar na sua lista, ou há um problema que você precisa resolver para permitir que você consiga completar.

De qualquer maneira, é um sinal de que algo está errado.

Este artigo foi adaptado do original, “5 Ways To Make Your To-Do Lists More Effective”, da FastCompany pelo Jornal do Empreendedor./noticias/13/como-criar-uma-agenda-eficiente/